Exchange en archivering, het blijft een interessant onderwerp. We spreken regelmatig klanten die de data in Exchange archiveren met een 3rd party oplossing en de kosten van licenties, onderhoud, upgrades van deze oplossingen niet langer kunnen rechtvaardigen. De oplossing moet bovendien naadloos inhaken in Exchange om de gebruiker altijd toegang te geven tot zowel de actuele als oudere data, ook als er gezocht wordt of als het gaat om toegang via smartphone of tablet. Andere organisaties worden zich opeens bewust van de wet- en regelgeving waar ze aan moeten voldoen en gaan voor het eerst onderzoeken hoe ze dit het beste in kunnen vullen.
ICT detacheerder Peak-IT schreef hier onlangs een artikeltje over: http://www.peak-it.nl/archiveren-van-exchange/ en deelde deze in de ICT Professionals & Opdrachtgevers groep op LinkedIn. Hieronder plaats ik mijn reactie nog een keer:
Leuk artikeltje, heel goed om te starten met de waarom-vraag. Alleen als je het waarom weet dan kun je een passende oplossing kiezen, of na een goed gesprek besluiten om het niet te gaan doen.
Ik zie alleen één veel voorkomend misverstand in het artikel: "Bewaren van email is dus verplicht en verstandig. Maar met een standaard Exchange-server is dat niet te doen. De opgehoopte, nooit gebruikte email gaat dan een onevenredige druk leggen op die Exchange-server. Gaan we dan toch ‘opschonen’? Met de gigabytes van het bewuste quotum? "
De tijd dat Exchange om technische en performance-redenen niet met grote hoeveelheden data om kon gaan ligt al lang achter ons. Het aantal IOPs is zover gedaald dat je terug kunt naar goedkope storage met disks van 1, 2 of zelfs 4 TB per stuk. Mailboxen van 50-100 GB groot zijn dan ook zeer goed mogelijk, dat is dus heel andere koek dan die enkele gigabytes van vroeger toen een SCSI harddisk nog 36 GB groot was en je niet meer dan enkele duizenden items in je Outlook mappen mocht hebben.
Dus de performance van Exchange hoeft het probleem niet te zijn, maar wat dan wel? Dan kom je terug bij de waarom-vraag waarmee ik net begon. Als klant zijn gebruikers simpelweg de mogelijkheid wil bieden om e-mail onbeperkt te kunnen bewaren dan zijn we er al met een goed ontworpen Exchange-omgeving. Want alle data gewoon waar hij hoort: in de mailbox. Als klant met Outlook in cached-mode werkt en de grootte van de lokaal opgeslagen kopie wil beperken dan kan dat met Outlook 2013's 'cache slider' of met Exchange's ingebouwde In-Place Archiving, eerder bekend als Online Archive of Personal Archive. Hoewel die laatste optie een Enterprise CAL vereist is het met deze twee oplossingen niet nodig om te investeren in een separate archiveringsoplossing.
Wanneer klant wil archiveren om te voldoen aan wet- en regelgeving dan wordt het al snel andere koek. Doorgaans vereisen die zaken als 'roque administrator protection' en andere features die Exchange zelf niet bevat. En het zijn juist die eisen die je helder moet krijgen om een passende oplossing aan te kunnen bieden.
Dus archiveren doe je anno 2014 om functionele eisen en niet om reden van performance.
Dat laatste kan ik niet vaak genoeg herhalen. Archiveren want dan kan die data naar goedkope storage? Bereken maar eens hoeveel IOPs we nodig hebben en zet dan direct alle Exchange-data op goedkope storage. Archiveren want dan houden we de mailbox database lekker kleine? Maak die business-case nog eens een keer, en welk probleem lossen we hier ook alweer precies op?
In alle gevallen begint het dus met de vraag: waarom archiveren? En die waarom-vraag moeten ICT dienstverleners steeds blijven stellen. Beluister wat de verwachting van klant eigenlijk is en toets deze. Alleen dan kun je een echt passende oplossing bieden.
No comments:
Post a Comment