Friday, January 16, 2015

Soon: Import PST files to Office 365

In an on-premises environment an admin can use the New-MailboxImportRequest cmdlet to import a batch of PST files to a mailbox or even directly into the users In-place Archive mailbox with the -IsArchive switch. Currently this is not possible with Exchange Online.

Of course there are some alternatives, such as an Outlook based manual import.

image

However, if your organization wants to move away from PST, and you should, then a manual process may not be the best solution.

When Microsoft bought the PST Importer tool from Red Gate and re-released it in 2012 as PST Capture (and more recent as PST Capture 2.0) it looked like this would be the perfect tool to locate and import PST files. Unfortunately the tool has severe shortcomings, most important areas are features, stability, performance and the fact that the tool is not supported through Office 365 Support.

So it is great news that Microsoft is working on providing...

The ability to import data into Office 365 in a quick and easy manner has been a known constraint of Office 365, and a solution for this issue has emerged as a key request from customers.  The engineering team has been working on a solution that will allow quicker imports of data into Exchange Online Archive Mailboxes.  You will now be able to import Exchange Online data through PST files into the service without using third party tools.

The announcement continues with the mention of Drive Shipping and Network Based Ingestion:

Drive Shipping and Network Based Ingestion options will use Azure-based services to import data.  Over time we will be extending this to other data types across Office 365.

Imagine you would be able to ship a 4TB USB drive to Microsoft and have them import your files to Exchange Online or SharePoint Online!

Expect the experience to be quite different from what you would do on-premises. Because the actual import process is handled by the Mailbox Replication Service (MRS) it won't be possible to have your local files imported into Exchange Online with the New-MailboxImportRequest cmdlet. Instead expect in interface to upload (or ship) your files to an Azure datacenter and start the import process from here.

Note that the announcement specifically mentions Exchange Online Archive Mailboxes. I hope it will be possible to import the data to the primary mailbox too to facilitate scenarios where that makes more sense.

If you want to be the first to know what Microsoft has in the pipeline for Office 365, make sure to keep an eye on the Office 365 roadmap.

image

Thursday, January 15, 2015

Update: Confusion around the new Office 365 150 MB onboarding limit

January 16th 2015: Added an update below this article...

Earlier this week, Microsoft announced a change in the maximum supported item size to migrate to Exchange Online.

Office 365 Exchange Online message size onboarding limit increase — We are making a change to allow customers to migrate larger mail messages to Exchange Online. We now allow messages up to 150MB to be migrated to the service. The change is available immediately to all customers and is published as a new limit in the Exchange Online limits page in the Office 365 service description. We are not changing other limits such as mailbox size or maximum send/receive limit for messages. This change enables customers with large messages to easily migrate their existing content to the service.

The previous limit was 25 MB. Customers needed to check if items larger than 25 MB existed in the mailboxes before that could be migrated to Exchange Online. The users then needs to be informed to export the item from his mailbox and store it on a file share. Alternatively administrators can perform the export from the Exchange side.

Microsoft already updated the Exchange Online Limits document to include the new 'Message size limit - migration' value.

image

There has been some confusion on the subject of migration. Some people, including me, assumed that this new limit was applied to mailboxes being moved with the Mailbox Replication Service. This would limit this improvement to Hybrid Migrations. How about Outlook Anywhere based Cutover and Staged migrations, and how about the IMAP migration? Or 3rd party migration tools using EWS to migrate the data over to the Exchange Online mailboxes?

Exchange MVP Henrik Walter is very clear:

Does the new 150 MB message size limit apply to third party tools?

That depends but typically no. The reason for this is because most third party tools provisions the mailbox (meaning it wll have the limit for the mailbox plan enforced) prior to migration unlike MRS based moves.

MCM/MCSM Gare Steere believes the change applies to both MRS based moves and IMAP migrations. That leaved Staged and Cutover migration with the current 25 MB limit.

My expectation is that the changed limit will apply to MRS move for sure, that makes perfect sense because this is the most 'enterprise' friendly way to migrate mailboxes. I would expect Microsoft to keep trying to deliver the best experience for this migration method. The other native migration tools are being used for small scale migrations and have already severe limitations, I think Microsoft will give less priority to improve this methods.

At this time it's not possible to share a definitive answer because there's no official statement other than the initial announcement. Why don't we just test then? Because changed like are being rolled out in Office 365 over a certain period of time, it's not immediately available for all tenants. So if we test and find the test to fail, it can be because the change has not been applied to our tenant yet.

In the mean time I will post when I have more information. If you did more information, please let me know in the comments section!

Update:

My sources tell me (how cool does that sound!) there is much confusion and discussion with Microsoft internally. The internal communication gives the impression this only applies to MRS moves however it remains unclear how this will work exactly. If the limit is applied on the store level, can a user move the large items between folders?

And then there's this issue with hybrid moves some people reported in December:

The value of property 'MaxReceiveSize' exceeds the maximum allowed for user *****. The allowed maximum receive size is 150 MB.
+ CategoryInfo : InvalidArgument: (
afeucht@xxxxxx.com :MailboxOrMailUserIdParameter) [New-MoveRequest], RuleValidationException
+ FullyQualifiedErrorId : [Server=BLUPR02MB147,RequestId=99b351c5-8fae-4372-a3c4-8575ab1e16d2,TimeStamp=12/18/20149:19:03 PM] [FailureCategory=Cmdlet-RuleValidationException] 6264EEEB,Microsoft.Exchange.Management.RecipientTasks.NewMoveRequest

Microsoft confirmed this issue and had fixed it in less then a week, however I am sure that this error has something to do with the changed message size limit. Is this a confirmation that the new limit is enforced by the mailbox move process on the MRS? Interesting...

Monday, January 12, 2015

Considering an Exchange 2013 DAG without AAP? Careful!

Exchange 2013 SP1 can now benefit from a couple of new clustering features in Windows Server 2012 R2, read all about them in the Scott Schnoll's blog post Windows Server 2012 R2 and Database Availability Groups.

My personal favorite is the option create a DAG without a Cluster Administrative Access Point. This feature allows Exchange to use a cluster without an assigned IP address, IP Address or Network Name cluster resources or Computer Name Object. Windows Server 2012 R2 and Exchange 2013 SP1 no longer need those to manage the cluster and are able to talk to the cluster API directly.

A DAG without an AAP reduces the complexity and simplifies DAG management. Everyone who has worked with Exchange 2000/2003 clusters will agree that reducing the complexity can improve the stability and availability of Exchange greatly.

Unfortunately there are many 3rd party solutions which still require the legacy cluster objects, for instance backup software trying to access the database through the DAG CNO. An example of such software is BackupExec 2012-2014:

Symantec states in HOWTO99184   Backing up Exchange data that:

Backup Exec requires an Exchange DAG to be configured with a Cluster Administrator Access Point to facilitate connectivity to the Cluster Name and Cluster IP address.

Symantec NetBackup has a similar issue however can be tricked to talk to a static server by editing the hosts file: Backing up an Exchange 2013 IP less DAG. Another example is NetApp SnapManager which currently does not support a DAG without AAP.

Unfortunately there's no (supported) way to convert your DAG to a DAG with an AAP so you need to destroy and rebuilt your DAG to correct this issue. So check any dependencies carefully before you opt to deploy a DAG without an AAP.

Wednesday, December 31, 2014

Nieuwe baan!

Vandaag neem ik afscheid van Imara ICT en kijk ik terug op een ontzettend leuke, leerzame en uitdagende tijd waarin ik samen met Peter Noorderijk mooie successen behaald heb. Als ik nu terugkijk naar de onderneming die we opgebouwd hebben kan ik alleen maar trots zijn. Toch heb ik er voor gekozen om 1 januari 2015 verder te gaan als onafhankelijk consultant onder de naam Mellema ICT B.V., hier kan ik me weer 100% focussen op consultancy op het gebied van Microsoft Messaging en Cloud Computing.

image

Voor de meeste van mijn relaties verandert er niet veel en blijf ik ook in 2015 beschikbaar voor opdrachten, zij het onder een nieuwe naam. Mijn mobiele nummer en postadres blijft gelijk, mijn nieuwe mail- en Lyncadres is jetze@mellema-ict.nl. Overige contactgegevens vind je op www.mellema-ict.nl waar binnenkort een mooie website verschijnt.

Verder wil ik Peter bedanken voor de mooie manier waarop we één en ander geregeld hebben en hem veel succes wensen met het voortzetten van Imara ICT. En natuurlijk wens ik iedereen een goed en succesvol 2015, zakelijk maar vooral privé!

Wednesday, December 10, 2014

UR8 voor Exchange 2010 SP3? Wacht nog maar even

Nadat Microsoft gisteren de nieuwe verzamelupdates voor Exchange 2007, 2010 en 2013 uitbracht is het altijd even spannend. Wie installeer ze als eerste, wie loopt tegen problemen aan?

Op dit moment melden twee afzonderlijke gebruikers op Tweakers.net dat zij een issue zien na installatie van RU8 op Exchange 2010 SP3. Het gaat hierbij om Outlook 2010, niet 2013 en alleen in online mode. Gebruikers zien Outlook vastslaan na het aanmaken van een nieuw item, bijvoorbeeld in de agenda.

In de event logs van de servers word een event gemeld die vergelijkbaar is met deze:

Watson report about to be sent for process id: xxxx, with parameters: E12, c-RTL-AMD64, 14.03.0224.001, M.E.RpcClientAccess.Service, M.E.RpcClientAccess.Handler, M.E.R.H.ViewCache.IsRowWithinUnreadCache, System.IndexOutOfRangeException, 8e38, 14.03.0224.001.
ErrorReportingEnabled: False

Een call is geopend bij Microsoft en ik ben aan het kijken of ik dit issue kan reproduceren. Totdat meer duidelijk is zou ik even wachten met de installatie van de laatst updates... Maar dat advies geef ik eigenlijk iedere keer.

Tuesday, December 9, 2014

Security-update beschikbaar voor Exchange 2007, 2010 en 2013

Microsoft heeft een fix uitgebracht voor Outlook Web App in alle ondersteunde versies van Exchange. Het gaat om vier verschillende issues, drie daarvan komen alleen in Exchange 2013 voor en de vierde ook in Exchange 2007 SP3 en 2010 SP3. In alle gevallen gaat het om beveiligingsproblemen die zijn aangemerkt als Important.

Zoals alle beveiligingsupdates worden ook deze aangeboden via Microsoft Update, maar wie dit voor wil zijn kan ze handmatig downloaden:

Exchange 2007 SP3
Exchange 2010 SP3
Exchange 2013 SP1
Exchange 2013 CU6

Versies die hier niet bij staan worden niet meer ondersteund of zijn niet kwetsbaar. Lees voor meer informatie het security bulletin MS14-075: Vulnerabilities in Microsoft Exchange Server Could Allow Elevation of Privilege (3009712)

Thursday, December 4, 2014

Autodiscover testen met Outlook

Outlook die zijn eigen profiel configureert zonder dat de gebruiker hier iets aan hoeft te doen, en het werkt ook voor ActiveSync! Het kan sinds Exchange 2007 en Outlook 2007, maar Autodiscover heeft van het begin af voor verwarring gezorgd. In dit artikel ga ik niet in over de exacte werking maar laat ik een 'client-side' troubleshooting tool zien die ons zowel de werking van het proces laat zien, als de daadwerkelijke informatie die de client van de Autodiscover Service krijgt.

Je hebt nodig:

  • Outlook 2007 of hoger
  • Een Outlook profiel

Dat Outlook profiel mag een leeg profiel zijn of eentje met nepgegevens, bijvoorbeeld voor POP3 en SMTP.

Zoek het Outlook icoontje in de System Tray, klik er met de rechtermuisknop op terwijl je CRTL ingedrukt houdt. Kies nu Test E-mail AutoConfiguration:

image

Wanneer je als AD gebruiker op een AD member computer ingelogd bent leest Outlook het windowsEmailAddress attribuut uit en vult deze alvast in. In alle andere gevallen vul je je mailadres en wachtwoord in. Haal de vinkjes voor Guessmart weg.

image

Klik nu op Test, waarna Outlook een Autodiscover lookup gaat doen met de hierboven ingevulde gegevens. Afhankelijk van de configuratie kan dit even duren, het is dan ook interessant om tijdens het uitvoeren direct het tabblad Log in de gaten te houden, hier kunnen we de voortgang van het proces volgen:

image

In dit geval gaat het om een Office 365 mailbox waarbij het proces wat complexer is, maar het belangrijkste is dat de laatste regels aangeven dat het proces geslaagd is. Bij een ander resultaat betekent dit dat je de stappen doorleest en na gaat of ze overeenkomen met de wijze waarop je Autodiscover geconfigureerd hebt.

Dan terug naar het tabblad Results, deze geeft het ontvangen resultaat netjes weer maar bevat feitelijk dezelfde informatie als de ruwe XML die we op het derde tabblad kunnen zien.

image

Op deze plek controleren we de daadwerkelijk ontvangen informatie, grotendeels bepaald door wat we als InternalURL en ExternalURL waardes hebben geconfigureerd in Exchange.

Met dit handige hulpmiddel wordt het troubleshooten van Autodiscover een stuk eenvoudiger.

Friday, November 7, 2014

Apple iOS 8.x en issues met vergaderverzoeken

Het was een tijdje rustig op dit front maar in de nieuwste versie van de software voor Apple's iPhone en iPad zit een bug die vergaderverzoeken verminkt. Dit gebeurt wanneer de gebruiker eerst eigenschappen aanpast, zoals het veranderen van de Show As status, aanpassen van de Alert value of het toevoegen van een commentaar voor de organisator, en het verzoek pas daarna accepteert.

In deze gevallen kapt iOS de body van het bericht af na 500 karakters. Zo kan het gebeuren dat HTML of RTF berichten opeens als plain-text weer worden gegeven of dat de url in een invite voor een Lync meeting halverwege afgekapt wordt.

Workarounds:

  • Accepteer het verzoek eerst, pas dan pas de eigenschappen aan
  • Zet het syncen van de agenda uit
  • Stap over op de OWA app voor iPhone/iPad

Meer informatie in het volgende KB-artikel: Known calendaring issues with iOS 8.x devices

Belangrijke security-update voor Exchange

Op 11 november brengt Microsoft een aantal Security Bulletins uit, dit keer gaat het om 16 gemiddelde tot ernstige beveiligingsproblemen waarvoor een fix gemaakt is. Ditmaal zit er ook een security update bij voor alle recente en ondersteunde versies van Exchange: 2007 SP3, 2010 SP3, 2013 SP1 en CU6.

Het issue is geclassificeerd als Important en lost een probleem op waarbij een aanvaller zich rechten zou kunnen verschaffen op een server. Het advies is om Important updates bij de eerstvolgende gelegenheid te installeren. Dan weet je het alvast...

Meer informatie hier: Microsoft Security Bulletin Advance Notification for November 2014