Wednesday, November 11, 2009

Exchange 2010: Handtekening op basis van AD informatie

Exchange 2007 bracht ons transport rules, met transport rule konden we heel gemakkelijk een disclaimer plaatsen onder bijvoorbeeld alle uitgaande berichten. Voor veel klanten was een transport rule voor dit doel de eerste en vaak ook de enige rule die ze aanmaakten. Maar naast het toevoegen van een juridische boodschap kunnen we natuurlijk ook ieder uitgaand bericht voorzien van de zelfde ondertekening. Een veel gestelde vraag was of we hier ook dynamische gegevens in konden opnemen en dat was helaas niet mogelijk. Exchange 2010 brengt daar verandering in en in dit artikel laat ik zie hoe eenvoudig het is om dit in te stellen.

Het maken van een transport rule in Exchange 2010 gaat precies het zelfde als in Exchange 2007: in de Exchange Managemens Shell met de New-TransportRule cmdlet of in de Exchange Management Console. In dit artikel kies ik de EMC om een disclaimer toe te voegen die dus geen juridische tekst bevat maar een gepersonaliseerde handtekening, de gegevens hiervoor halen we uit Active Directory.

Om te beginnen openen we de EMC en browsen we naar Organization Configuration, Hub Transport. In het rechterpaneel kiezen we New Transport Rule… en de volgende wizard wordt voor ons gestart:

1

Geef de transport rule een naam en indien gewenst een commentaar, een nieuwe transport rule is standaard gelijk Enabled, haal het vinkje weg als je dat nog niet wilt en klik op Next.

2

Een transport rule bestaat uit 3 componenten: een voorwaarde, een aktie en een uitzondering. In mijn voorbeeld heb ik als Condition gekozen voor mail die verzonden wordt door gebruikers van mijn organisatie, naar mensen buiten mijn organisatie. Klik op Next.

3

De actie is duidelijk hier, we willen een disclaimer toevoegen. Wanneer we dit vinkje gezet hebben kunnen we in het onderste deel van de wizard klikken op ‘disclaimer text’.

4

Zoals je ziet kunnen we hier HTML-tags gebruiken, in dit voorbeeld heb ik alleen een h3-tag gebruikt maar je kunt ook denken aan een specifiek lettertype of een link naar het bedrijfslogo. Verder kunnen we hier dus met variabelen uit Active Directory werken, we zetten de naam van de variabel simpelweg tussen %%. In de praktijk zul je hier misschien nog een hr-tag en daaronder je disclaimer-text aan toe willen voegen. Klik op OK en druk op Next.

6

In dit voorbeeld heb ik geen Exception gekozen en klikken we op Next.

7

Hier kunnen we onze keuzes nog een keer controleren en bevestigen we ze met een klik op New.

8

En zoals we inmiddels van Exchange gewoon zijn krijgen we hier te zien dat de opdracht met succes is uitgevoerd en welke PowerShell regel er onder de motorkap voor ons is uitgevoerd. Klaar is Kees!

Maar hoe ziet het eindresultaat er nu uit? Minder spectaculair dan je misschien zou verwachten:

11

Dan nog even terug naar de AD properties die we gebruikt hebben in onze handtekening, je vraagt je misschien af welke properties je daar kunt kiezen en welke naam je precies aan moet houden. Daar is een handig truukje voor. Hiertoe openen we de eigenschappen van een mailbox en passen we de gewenste velden aan, bijvoorbeeld door een leeg veld met een waarde te vullen of een ingevuld veld met één karakter aan te passen, zoals ik hier gedaan heb.

9

Zodra we de eerste aanpassing doen wordt er een button klikbaar die daarvoor nog greyed out was. Dit is een nieuwe functie van Exchange 2010, dit is de ‘Show Exchange Management Shell command’ button. Wanneer we hier op klikken krijgen we de PowerShell regel te zien welke uitgevoerd wordt wanneer we de wijzigingen bevestigen door op OK te klikken, vergelijkbaar met de terugkoppeling die we op de laatste pagina van de wizard zagen.

10

Hier zien we de parameters van de Set-Mailbox cmdlet die gewijzigd zouden worden: StreetAddress, City en Department, dit zijn de namen die we hierboven gebruikt hebben. Speel maar eens met de velden die voor jou interessant zijn, op deze manier vind je snel welke namen je zoal kunt gebruiken.

Met dit eenvoudige voorbeeld hoop ik jullie fantasie geprikkeld te hebben, ik weet zeker dat jullie een slimmere of nettere toepassing van deze functionaliteit weten te bedenken. Succes!

5 comments:

Michel de Rooij said...

Misschien ook even opmerken dat je ook HTML kan gebruiken in je signatures

Anonymous said...

(scrap it .. overheen gelezen :) )

Jetze Mellema said...

Geen probleem. :)

Jomar said...

Voor de gebruikers is de disclaimer zeker niet zichtbaar bij het maken een van nieuw mailbericht?
Probleem is dat gebruikers altijd zelf Met vr. gr. en naam en telefoonnummer zelf opgeven ook al heb je ze uitlegd dat dit door de server wordt toegevoegd.

Anonymous said...

Kijk eens naar het product Signature Manager van Exclaimer. Een perfecte oplossing voor een centrale oplossing voor outlook gebruikers waarbij de gebruiker de handtekening ziet bij het aanmaken van iedere mail. www.exclaimer.com